Tras una inundación, un incendio en la vivienda o una evacuación, muchas personas afectadas se enfrentan a un segundo gran esfuerzo: el papeleo. Comunicar el siniestro al seguro, acreditar la cuenta bancaria, solicitar de nuevo el documento de identidad, demostrar los contratos. Quien tiene entonces sus documentos más importantes a mano, se ahorra mucho tiempo, nervios y trámites. Precisamente para eso el BBK (Oficina Federal alemana de Protección Civil y Ayuda en Catástrofes) recomienda una carpeta de documentos. Forma parte de la mochila de emergencia y es una de las medidas de prevención más eficaces que puedes llevar a cabo en una sola tarde.
Qué debe llevar la carpeta
El BBK distingue entre los documentos que necesitas en original, aquellos para los que conviene una copia compulsada y aquellos para los que basta una copia simple. Esta distinción es útil, porque no querrás guardar todos los originales de forma permanente en la mochila.
En original
- Documentos del registro civil y familiares: certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, o el libro de familia.
En original o como copia compulsada
- Documentos financieros: libretas de ahorro, contratos de cuentas bancarias, valores y pólizas de seguro.
- Justificantes de ingresos: certificados de pensión y de ingresos, así como notificaciones de impuestos.
- Títulos y certificados académicos: títulos escolares y universitarios, así como acreditaciones de cualificaciones adicionales.
- Contratos: por ejemplo, contratos de alquiler y de leasing.
- Previsión jurídica: testamento, voluntades anticipadas y poderes notariales.
Como copia simple
- documento nacional de identidad, pasaporte y carné de conducir,
- permiso de circulación y ficha técnica del vehículo,
- cartilla de vacunación,
- extractos del registro de la propiedad,
- justificantes de las cuotas de seguros,
- documentación de la agencia de empleo o del Jobcenter (centro de empleo alemán),
- facturas pendientes y justificantes de derechos de cobro,
- afiliaciones, por ejemplo a asociaciones.
Qué recomendamos además
Además de la lista del BBK, han demostrado su utilidad algunos complementos:
- Lista de contactos de emergencia con números de teléfono y puntos de encuentro.
- Plan de medicación con principios activos y dosis, tal como los haya prescrito tu médica o tu médico, además de informes médicos importantes y la cartilla de alergias.
- Fotos de objetos de valor y del mobiliario. Ayudan a la hora de comunicar los daños al seguro del hogar.
- Datos de contacto de tus aseguradoras con los números de póliza.
- Una foto actual de cada miembro de la familia, especialmente de los niños, por si os separáis.
- Algo de dinero en efectivo en billetes pequeños, separado de la cartera.
Cómo montar la carpeta
En la instrucción básica militar se enseña que el orden no es un fin en sí mismo, sino que ahorra tiempo en una emergencia. Aquí también se aplica.
- Reunir: Dedica una tarde a juntar todos los documentos. Es la parte que más trabajo lleva.
- Copiar y compulsar: Haz copias y, si hace falta, haz compulsar las más importantes, por ejemplo en la oficina de atención ciudadana (Bürgerbüro) o en el organismo que expidió el documento. Las normas varían según el documento; ante la duda, pregunta.
- Clasificar: Divide la carpeta con separadores, por ejemplo por personas o por temas como identidad, finanzas, salud y vivienda.
- Empaquetar a prueba de agua: Mete la carpeta en una funda impermeable. Una funda transparente por sí sola no basta si la mochila se queda bajo la lluvia o cae al agua.
- Crear un índice: Una hoja al principio de la carpeta muestra de un vistazo qué contiene y dónde están los originales.
Original a buen recaudo, copia a mano
La BBK (Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, la Oficina Federal alemana de Protección Civil y Ayuda en Catástrofes) aconseja guardar todos los documentos importantes en un mismo lugar, de fácil acceso, e informar a la familia de dónde está. Además, recomienda depositar copias en un segundo lugar, por ejemplo con familiares o amigos, en una notaría o con un abogado, o en una caja de seguridad bancaria. Así estarás protegido también si tu vivienda y la carpeta se ven afectadas a la vez.
Copias digitales: con cabeza
La BBK también menciona las copias digitales como una opción. Escanea tus documentos y guárdalos, por ejemplo, en una memoria USB cifrada que metas en la carpeta o dejes con una persona de confianza. Si utilizas almacenamiento en la nube, asegúrate de que tenga un cifrado robusto y una contraseña segura. Ten en cuenta que las copias del documento de identidad y los datos bancarios resultan interesantes para los delincuentes. Por eso, trátalos con cuidado y no compartas las copias digitales a la ligera.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Todos los originales en la mochila: si pierdes la mochila, lo pierdes todo. Los originales que no necesites imperiosamente se quedan en su lugar seguro; en la mochila van las copias.
- Nadie lo sabe: si solo una persona sabe dónde está la carpeta, no sirve de nada a los demás. Dile a todos los adultos de la casa dónde encontrarla.
- Olvidar el DNI: el documento de identidad (Personalausweis) lo llevas encima en el día a día. Por eso, apúntalo en la lista de cosas que añadirás a la mochila en caso de emergencia.
- Demasiado voluminosa: una carpeta que nadie logra abarcar no se consulta bajo estrés. Mejor breve y bien ordenada.
Mantenerla al día
Una carpeta de documentos creada hace diez años solo sirve en parte. Revísala una vez al año y siempre que cambie algo importante: nuevo documento de identidad, mudanza, nuevo contrato, nacimiento de un hijo. Sustituye las copias anticuadas y destruye las antiguas de forma segura, por ejemplo con una trituradora de papel.
En resumen: reúne los certificados familiares originales y copias de tus papeles más importantes en una carpeta impermeable dentro de tu mochila de emergencia. Deposita un segundo juego de copias en otro lugar, por ejemplo con familiares o en una caja de seguridad bancaria. Revisa la carpeta una vez al año.
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Fuentes e información adicional
Información general; no sustituye el asesoramiento individual de autoridades, servicios de emergencia o personal sanitario. En caso de emergencia en Europa: 112.
