Die Dokumentenmappe: wichtige Papiere sichern

Nach einem Hochwasser, einem Wohnungsbrand oder einer Evakuierung fängt für viele Betroffene ein zweiter Kraftakt an: der Papierkram. Versicherung melden, Konto nachweisen, Ausweis neu beantragen, Verträge belegen. Wer seine wichtigsten Unterlagen dann griffbereit hat, spart sich viel Zeit, Nerven und Wege. Genau dafür empfiehlt das BBK eine Dokumentenmappe. Sie gehört ins Notgepäck und ist eine der wirkungsvollsten Vorsorgemaßnahmen, die du an einem einzigen Abend erledigen kannst.

Was in die Mappe gehört

Das BBK unterscheidet zwischen Dokumenten, die du im Original brauchst, solchen, bei denen eine beglaubigte Kopie sinnvoll ist, und solchen, bei denen eine einfache Kopie genügt. Diese Unterscheidung ist hilfreich, weil du nicht alle Originale dauerhaft im Rucksack lagern willst.

Im Original

• Familienurkunden: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden oder das Familienstammbuch.

Im Original oder als beglaubigte Kopie

• Finanzielle Unterlagen: Sparbücher, Kontoverträge, Wertpapiere und Versicherungspolicen.
• Nachweise über Einkommen: Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen sowie Steuerbescheide.
• Zeugnisse: Schul- und Hochschulzeugnisse sowie Nachweise über Zusatzqualifikationen.
• Verträge: zum Beispiel Miet- und Leasingverträge.
• Rechtliche Vorsorge: Testament, Patientenverfügung und Vollmachten.

Als einfache Kopie

• Personalausweis, Reisepass und Führerschein,
• Fahrzeugbrief und -schein,
• Impfpass,
• Grundbuchauszüge,
• Nachweise über Versicherungsbeiträge,
• Unterlagen von Arbeitsagentur oder Jobcenter,
• offene Rechnungen und Belege über Zahlungsansprüche,
• Mitgliedschaften, etwa in Vereinen.

Was wir zusätzlich empfehlen

Über die Liste des BBK hinaus haben sich ein paar Ergänzungen bewährt:

• Notfall-Kontaktliste mit Telefonnummern und Treffpunkten.
• Medikamentenplan mit Wirkstoffen und Dosierungen, wie von deiner Ärztin oder deinem Arzt verordnet, sowie wichtige Befunde und Allergiepass.
• Fotos von Wertgegenständen und der Einrichtung. Sie helfen bei der Schadensmeldung an die Hausratversicherung.
• Kontaktdaten deiner Versicherungen mit Vertragsnummern.
• Ein aktuelles Foto jedes Familienmitglieds, besonders der Kinder, falls ihr getrennt werdet.
• Etwas Bargeld in kleinen Scheinen, getrennt von der Geldbörse.

Wie du die Mappe aufbaust

In der Grundausbildung gilt: Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern spart im Ernstfall Zeit. Das gilt auch hier.

1. Sammeln: Nimm dir einen Abend und such alle Unterlagen zusammen. Das ist der aufwendigste Teil.
2. Kopieren und beglaubigen: Mach Kopien und lass die wichtigen bei Bedarf beglaubigen, etwa im Bürgerbüro oder bei der Stelle, die das Dokument ausgestellt hat. Die Regeln dafür unterscheiden sich je nach Dokument; frag im Zweifel nach.
3. Sortieren: Teile die Mappe mit Registern ein, zum Beispiel nach Personen oder nach Themen wie Identität, Finanzen, Gesundheit, Wohnen.
4. Wasserdicht verpacken: Steck die Mappe in eine wasserdichte Hülle. Klarsichtfolie allein reicht nicht, wenn der Rucksack im Regen steht oder ins Wasser fällt.
5. Inhaltsverzeichnis anlegen: Ein Blatt vorne in der Mappe zeigt auf einen Blick, was drin ist und wo die Originale liegen.

Original sicher, Kopie griffbereit

Das BBK rät, alle wichtigen Dokumente an einem Ort griffbereit aufzubewahren und die Familie darüber zu informieren, wo dieser Ort ist. Zusätzlich empfiehlt es, Kopien an einem zweiten Ort zu hinterlegen, etwa bei Verwandten oder Freunden, bei einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach. So bist du auch abgesichert, wenn deine Wohnung und die Mappe gleichzeitig betroffen sind.

Digitale Kopien – mit Bedacht

Das BBK nennt auch digitale Kopien als Möglichkeit. Scanne deine Dokumente ein und speichere sie zum Beispiel auf einem verschlüsselten USB-Stick, den du in die Mappe legst oder bei einer Vertrauensperson hinterlegst. Wenn du einen Cloud-Speicher nutzt, achte auf eine starke Verschlüsselung und ein sicheres Passwort. Bedenke: Ausweiskopien und Kontodaten sind für Kriminelle interessant. Gehe also sorgfältig damit um und gib digitale Kopien nicht leichtfertig weiter.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• Alles im Original im Rucksack: Geht der Rucksack verloren, ist alles weg. Originale, die du nicht zwingend brauchst, bleiben an ihrem sicheren Ort; im Rucksack liegen Kopien.
• Niemand weiß Bescheid: Wenn nur eine Person weiß, wo die Mappe liegt, hilft sie den anderen nichts. Sag allen Erwachsenen im Haushalt, wo sie zu finden ist.
• Ausweis vergessen: Den Personalausweis trägst du im Alltag bei dir. Notiere ihn deshalb auf dem Zettel mit den Dingen, die du im Ernstfall zusätzlich einpackst.
• Zu dick: Eine Mappe, die niemand mehr durchschaut, wird im Stress nicht gelesen. Lieber knapp und gut sortiert.

Aktuell halten

Eine Dokumentenmappe, die vor zehn Jahren angelegt wurde, hilft nur noch bedingt. Prüfe sie einmal im Jahr und immer dann, wenn sich etwas Wichtiges ändert: neuer Ausweis, Umzug, neuer Vertrag, Geburt eines Kindes. Ersetze veraltete Kopien und vernichte die alten sicher, etwa mit einem Aktenvernichter.

Kurz gesagt: Sammle Familienurkunden im Original und Kopien deiner wichtigsten Papiere in einer wasserdichten Mappe im Notgepäck. Hinterlege einen zweiten Satz Kopien an einem anderen Ort, zum Beispiel bei Verwandten oder im Bankschließfach. Prüfe die Mappe einmal im Jahr.

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